Las empresas dedicadas a la imprenta o litografía tienen ahora a su disposición un software que simplifica el proceso de costeo para cotizar trabajos a sus clientes.
Flores Analysis, una empresa dedicada al desarrollo de software en Guatemala, ha desarrollado "El Cotizador Litográfico". Este sistema almacena, en diversas bases de datos, los costos de los diversos procesos implicados en un trabajo de litografìa a modo de tarifas. De esta manera, cuando el usuario utiliza el sistema para cotizar, no necesita ingresar estos datos ya que el sistema consulta la base de datos de tarifas y costea con esos datos. Este modo de trabajar ofrece varias ventajas:
1. Las tarifas deben determinarse una sola vez. Flores Analysis le ofrece una asesoría personal para determinar estos costos e ingresarlos al sistema.
2. Las tarifas se pueden modificar a voluntad del administrador o propietario de la empresa sin necesidad de contactar a Flores Analysis.
3. Las tarifas permanecen confidenciales. Solamente el dueño del sistema puede acceder a estos costos. De esta forma, se puede delegar la tarea de cotizar a personal administrativo o de ventas en la empresa con la seguiridad de que:
a. Cotizarán con el mismo criterio del dueño de la empresa; y
b. Nunca conocerán a fondo los costos y fórmulas de costeo de la empresa.
Costeo de Cantidades Fijas
Este es el formulario donde se ingresan las tarifas cuyo valor será constante de tal forma que el costo del proceso solamente depende del volumen de impresión.
El formulario incluye, al lado de cada casilla, un botón que, al ser presionado, despliega información sobre la fórmula para determinar esa cantidad. Incluye, también, una calculadora, un botón para imprimir un tarifario y un botón llamado "Bitacora de Cambios".
La Bitacora de Cambios es una base de datos donde se almacena la información relativa a los cambios que se van efectuando en el tarifario: quién hizo el cambio, cuando y en qué consistió.
Costos por Intervalos
Los costos por intervalos son aquellos cuyo valor no es constante sino que varían según el volúmen de impresión. Se incluyen:
- Barniz UV
- Blocado
- Caratulado
- Compaginado
- Contado y Empaque
- Corte
- Doblado
- Empalmado
- Engrapado
- Estampado
- Limpiar Troquel
- Numerado
- Pegado
- Perforado
- Proceso Foil
- Realzado
- Revisado
- Sizado
- Troquelado
- Otros
Al momento de cotizar el sistema hace uso de las bases de datos de tarifas, máquinas y materiales en la bodega para calcular los montajes y los costos. Esto facilita enormemente la labor de cotizar porque el usuario se limita a ingresar los datos relativos a lo que el cliente solicita. Si desea ver cómo cotiza el usuario haga click aquí.
El sistema está diseñado para que el usuario costee cada material del trabajo por separado. Por ejemplo, si se va a cotizar una revista, ésta se compone de carátula, páginas interiores, cupones, páginas desplegables, etc. Cada una de estas constituye un material. El usuario determinara el costo de cada material y su montaje correspondiente. Al finalizar sistema automáticamente calculará el costo de la revista sumando los costos individuales de los diversos materiales para dar el costo total.
Después de especificar las características del material que se está cotizando y escoger su montaje, el sistema permite consultar su estructura de costos. Esto se hace haciendo click sobre el material en la Lista de Materiales mostrada en la figura anterior. La presente figura nos muestra el formulario que despliega la estructura de costos de este material. Esta característica del sistema le permite al usuario examinar qué tan caro está saliendo el trabajo antes de concluir la cotización y mandarla a imprimir. De esta forma, se pueden hacer cambios que disminuyan el precio, ya sea en los procesos que va a llevar el trabajo o en el montaje escogido.
Cálculo Total del Trabajo
Cuando el usuario ya está ya satisfecho con los costos y montajes de cada material, hace click en el botón guardar y es en ese momento en que el Cotizador Litográfico hace el cálculo total del trabajo sumando los costos de todos los materiales en las distintas cantidades cotizadas.
